Incidence de la classification de la masse salariale sur les valeurs liées aux pertes d’exploitation

Dans le marché actuel de l’assurance de biens, les souscripteurs accordent de plus en plus d’importance à l’exactitude des valeurs liées aux pertes d’exploitation (PE) signalées par leurs assurés. Malheureusement, les entreprises déclarent souvent des valeurs inexactes, généralement en raison d’une mauvaise classification de la masse salariale ou d’une évaluation erronée. En appliquant correctement la classification de la masse salariale, les sociétés peuvent mieux se positionner auprès des assureurs, ce qui peut les aider à obtenir une couverture adéquate pour leurs besoins opérationnels.

Pour de nombreuses sociétés, l’importance d’inclure l’assurance de biens dans leur plan de gestion des risques est évidente. Cependant, peu nombreuses sont celles qui reconnaissent la valeur que l’assurance contre les pertes d’exploitation peut offrir et qui investissent le temps nécessaire pour bien comprendre leurs risques. Sans une couverture adéquate contre les risques de perte d’exploitation, un assuré qui subit une perte de biens assurée pourrait pourtant ne pas être entièrement remboursé. La compréhension et la prise en compte des risques de perte globale de revenu peuvent être essentielles aux finances, aux activités et à la réussite globale d’une société.

Fonctionnement de l’assurance contre les pertes d’exploitation

La couverture contre les pertes d’exploitation vise habituellement à indemniser une entreprise assurée en cas de perte de son revenu d’exploitation, ainsi que pour les frais et dépenses continus nécessaires engagés à la suite d’une perte assurée. Les exemples de frais et dépenses continus, aussi appelés frais fixes ou frais généraux permanents, peuvent comprendre les dépenses générales et administratives, les paiements de location, l’impôt foncier, les services publics et la masse salariale.

L’importance de déclarer avec exactitude les valeurs liées à une perte d’exploitation

Lorsque vous demandez ou renouvelez votre couverture contre les pertes d’exploitation, vous devez fournir à votre courtier les valeurs liées aux pertes d’exploitation qui correspondent exactement au bénéfice d’exploitation prévu de votre entreprise et aux frais et dépenses continus pour la période de garantie à venir. Votre courtier utilise ensuite ces valeurs pour recommander les limites de couverture adaptées à votre entreprise et collabore avec les souscripteurs pour établir votre police. Si vous fournissez des valeurs PE inexactes, ces limites peuvent être insuffisantes. Dans de telles circonstances, les sociétés risquent, sans le savoir, de s’auto-assurer de grandes pertes dont le montant dépasse les limites existantes, ce qui nuit à leur recouvrement financier.

Récemment, les souscripteurs se concentrent davantage sur la réception d’analyses vérifiables de la part d’entreprises qui peuvent confirmer l’exactitude de leurs montants déclarés. En l’absence de valeurs PE clairement énoncées, les souscripteurs pourraient être plus susceptibles de formuler des hypothèses prudentes, ce qui pourrait entraîner une couverture plus restrictive et des primes plus élevées.

L’évaluation correcte de vos valeurs PE peut dépendre de quelques facteurs, l’un des principaux étant généralement la masse salariale. Par conséquent, il est essentiel de classer correctement vos dépenses salariales afin de produire des rapports précis sur les pertes d’exploitation.

Masse salariale ordinaire et personnel clé : quelle différence?

La masse salariale d’une société est habituellement divisée en deux catégories aux fins de mesure des valeurs PE : le personnel clé et la masse salariale ordinaire.

Le personnel clé comprend habituellement les salaires et les avantages sociaux connexes des administrateurs, des membres de la haute direction et d’autres employés de niveau cadre, dont la rémunération doit se poursuivre à la suite d’une perte. De plus, les employés qui ne seraient pas assujettis à une mise au chômage technique ou à un congédiement, quelles que soient les circonstances, à la suite d’une perte, devraient être considérés comme des membres du personnel clé. Les salaires et les avantages sociaux de ces employés sont traités comme des frais et dépenses fixes de l’entreprise.

À l’inverse, les salaires ordinaires comprennent les salaires et les avantages sociaux connexes pour tous les autres employés qui ne sont pas considérés comme des membres du personnel clé. Aux fins de calcul des valeurs PE, il s’agit d’employés qui ne seraient pas, en tout ou en partie, en mesure d’exécuter leurs tâches normales en raison de dommages aux biens assurés. Les sociétés peuvent choisir d’exclure la couverture des salaires ordinaires de leur police d’assurance ou de la limiter à un nombre précis de jours.

Sélection d’une couverture optimale pour les salaires ordinaires

En tenant compte de la probabilité que des événements qui pourraient entraîner des pertes d’exploitation surviennent et en évaluant les pertes financières potentielles associées à ces événements, les entreprises sont en mesure de mieux déterminer la couverture qui leur convient.

Choisir un nombre de jours de couverture qui ne correspond pas adéquatement à l’intention et à la capacité de la société de payer ces travailleurs peut mener à l’achat d’une couverture plus importante que nécessaire (nombre de jours de couverture dépassant le nombre de jours de versement des salaires réels) ou à des montants de perte non assurés (nombre de jours de couverture inférieur au nombre de jours de versement des salaires réels).

De nombreuses entreprises décident de souscrire une assurance pour un certain nombre de jours de versement des salaires ordinaires qui, au minimum, couvrirait une perte à court terme (habituellement de 30 à 90 jours), car le roulement ou la reformation des employés et la reprise des activités peuvent être plus coûteux que le versement continu des salaires.

Dans le cas d’interruptions à long terme des activités, les sociétés pourraient, à un moment donné, décider qu’il est prudent de contrôler les salaires au moyen d’une mise au chômage technique ou d’un congédiement, surtout si les employés actuels peuvent être immédiatement réembauchés après une perte ou si l’on s’attend à ce que de nouveaux employés soient rapidement recrutés. L’inclusion ou l’exclusion de la couverture des salaires ordinaires dans la police d’assurance contre les pertes d’exploitation est propre à chaque entreprise. La décision doit être fondée sur l’évaluation du montant de la couverture nécessaire pour indemniser entièrement la société après une perte, ainsi que sur la tolérance au risque.

Considérations essentielles en matière de masse salariale

Il est important de bien définir quels employés devraient être considérés comme du personnel clé et lesquels relèvent de la masse salariale ordinaire. Au moment de classer votre masse salariale et de sélectionner les jours de couverture, voici quelques éléments à prendre en considération :

Les employés hautement qualifiés peuvent être plus difficiles à remplacer;
La main-d’œuvre disponible peut être limitée dans certains secteurs;
Les dispositions des conventions collectives peuvent imposer une couverture pour une période minimale;
La masse salariale de certaines régions peut nécessiter un traitement distinct en fonction du droit du travail (p. ex., les États-Unis par rapport à l’Europe);
Il est possible d’assurer la masse salariale pour différentes périodes de couverture en fonction du service ou du rôle des employés (par exemple, les fournisseurs de soins hospitaliers par rapport au personnel des installations).

La masse salariale peut contribuer de façon importante aux valeurs PE que vous déclarez. En classant de façon adéquate leurs employés en tant que membres du personnel clé ou en tant que salariés ordinaires, les sociétés facilitent les déclarations exactes en matière de risques aux assureurs. L’harmonisation de la police avec les besoins et la tolérance au risque des entreprises permet d’éviter d’acheter trop ou pas assez de couverture et se traduit par une assurance qui aide les entreprises à se protéger au moment où elles en ont le plus besoin.

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