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Gestion des risques pour les entités publiques: Harcèlement et violence en milieu de travail

Pour promouvoir un milieu de travail sain et sécuritaire, les entités publiques doivent instaurer une culture qui démontre leur engagement à protéger leurs employés contre toute forme de violence.

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Le harcèlement et la violence peuvent se manifester dans n’importe quel milieu de travail. Selon la partie II du Code canadien du travail (le Code), on entend par harcèlement et violence « tout acte, comportement ou propos, notamment de nature sexuelle, qui pourrait vraisemblablement offenser ou humilier un employé ou lui causer toute autre blessure ou maladie physique ou psychologique, y compris tout acte, comportement ou propos réglementaire ».

Cela comprend tous les types de harcèlement et de violence, y compris le harcèlement sexuel, la violence sexuelle et la violence familiale. Il peut également s’agir de paroles ou de gestes qui visent à intimider ou à isoler un(e) travailleur(-euse) ou des groupes de travailleurs ou à agir de manière discriminatoire à leur encontre. Voici quelques exemples :

Remarques, blagues ou plaisanteries qui rabaissent, ridiculisent ou offensent
Appels téléphoniques ou courriels offensants ou intimidants répétés
Sollicitation sexuelle ou conduite vexatoire en raison du sexe, de l’orientation sexuelle et de l’identité sexuelle

Les directives suivantes illustrent les principaux aspects dont doivent tenir compte les entités publiques qui désirent instaurer des mécanismes adéquats de prévention du harcèlement et de la violence et de protection des employés contre ces phénomènes. Ce document ne saurait être perçu comme un inventaire exhaustif; il devrait être associé aux politiques et procédures internes et être utilisé conformément aux lois et règlements locaux, étant donné que certaines des recommandations qu’il contient sont peut-être déjà prescrites par la loi.

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Facteurs de gouvernance

Une gouvernance efficace joue un rôle essentiel dans la prévention du harcèlement et de la violence en milieu de travail. Selon le ressort et le nombre d’employés, les entités peuvent être légalement tenues d’intégrer à leur gouvernance un « partenaire concerné », comme un comité de santé et sécurité au travail, un comité d’orientation en matière de santé et sécurité ou un délégué santé et sécurité.

Mettre en place un système clair de gouvernance et de supervision en matière de harcèlement et de violence au travail. Plus précisément, la structure de supervision doit suivre ce qui suit :

Conseil d’administration ou sous-comités du conseil d’administration
- Haute direction
- Gestion des opérations
- Comité mixte de santé et sécurité
- Tout comité ou délégué requis par la loi
Définir clairement les responsabilités de la direction quant à la mise en place de politiques, programmes et formations relatifs au harcèlement et à la violence au travail. Ces responsabilités doivent être attribuées à des personnes occupant les postes de direction suivant :
- Échelon de direction le plus élevé (par exemple, président ou chef de la direction)
- Échelon de gestion des ressources humaines le plus élevé (par exemple, directrice des ressources humaines)
Établir des critères et des procédures clairs pour signaler et résoudre les problèmes liés au harcèlement et à la violence au travail. Passer en revue toutes les obligations légales en tant qu’employeur et s’assurer de les respecter.
Lorsque la loi l’exige, désigner une personne ou une unité de travail comme destinataire de la déclaration d’un incident.

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Politique et procédures

La mise en place et le respect d’une politique écrite sur le harcèlement et la violence en milieu de travail vous permettent de prouver votre détermination à protéger la santé, la sécurité et le bien-être de vos employés et à encourager les employés à signaler tout incident.

Élaborer une politique organisationnelle et un code de conduite sur le harcèlement et la violence au travail et les évaluer au moins une fois par année. Ces documents doivent être élaborés en collaboration avec votre partenaire concerné lorsque la loi l’exige. Ils doivent expliquer pourquoi il est si important pour l’entreprise d’offrir un environnement sécuritaire, et décrire les politiques et procédures en place directement liées à ce sujet.
La politique organisationnelle doit inclure les éléments suivants :
- Énoncé de mission exprimant votre engagement à protéger les employés contre le harcèlement et la violence en milieu de travail
- Catégories de personnes visées par le code
- Champ d’application du code
- Prise en compte du harcèlement de toute origine (clients, employeurs, superviseurs, etc.)
- Définitions et exemples de comportements inacceptables
- Rôles et responsabilités de toutes les parties
- Facteurs qui contribuent au harcèlement en milieu de travail, tant à l’interne qu’à l’externe
- Description de la formation, y compris les sujets abordés, et fréquence de celle-ci
- Marche à suivre pour déposer une plainte, y compris mécanismes de plainte et renseignements requis
- Description du processus de traitement des plaintes
- Recours possibles (par exemple, Loi canadienne sur les droits de la personne ou Code criminel)
- Services de soutien disponibles dans votre région
- Attentes en matière de confidentialité des personnes impliquées dans un incident
- Raisons justifiant un audit et une mise à jour de l’évaluation du milieu de travail
- Résumé des procédures d’urgence lorsqu’une situation présente un danger immédiat pour un(e) employé(e)
- Coordonnées de la personne désignée pour recevoir les plaintes
S’assurer que la politique est mise à la disposition de tous les employés.

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Formation

Il est essentiel que tout le monde sur le lieu de travail, y compris l’employeur et le destinataire désigné, participe à la formation sur le harcèlement et la violence. Toute conception, révision et mise à jour de la formation doit être effectuée en collaboration avec votre partenaire concerné, lorsque la loi l’exige.

Élaborer un programme de formation visant à améliorer la prise de conscience et la compréhension afin de prévenir et de combattre le harcèlement et la violence en milieu de travail. Plus précisément, la formation devrait traiter des points suivants :
- Définitions du harcèlement et de la violence en milieu de travail
- Rôles et responsabilités de la direction et du personnel
- Facteurs qui contribuent au harcèlement et à la violence en milieu de travail
- Risques de harcèlement et de violence en milieu de travail
- Reconnaître le harcèlement et la violence en milieu de travail
- Signalement des incidents de harcèlement et de violence en milieu de travail
- Enquête sur les incidents de harcèlement et de violence en milieu de travail
- Documentation des incidents de harcèlement et de violence en milieu de travail
- Soutien aux personnes et aux groupes victimes de harcèlement et de violence en milieu de travail
- Communication avec les structures externes (police et services sociaux, par exemple)
Établir un calendrier de formation. Les nouveaux employés doivent recevoir une formation dans les trois mois suivant leur embauche; les employés actuels doivent recevoir une formation au moins une fois tous les trois ans.
Dresser la liste de tous les employés ou groupes d’employés qui doivent suivre et compléter des programmes de formation spécialisés en matière de harcèlement et de violence en milieu de travail.

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Vérification des antécédents

La première démarche pour garantir la protection des employés contre le harcèlement et la violence consiste à embaucher des personnes qui valorisent déjà la sécurité du travail et qui sont donc plus susceptibles de respecter les politiques de votre entreprise.

Adopter des mécanismes de sélection des candidats à l’embauche permettant de détecter tout antécédent de harcèlement et de violence en milieu de travail. Les critères de sélection suivants doivent être en place :
- Énoncé de la description du poste
- Autodéclaration relative à la candidature
- Vérification des références
- Vérification du casier judiciaire
- Vérification de l’habilitation à travailler auprès de personnes vulnérables, si nécessaire
Pour tous les employés nouveaux ou en poste, conserver des dossiers complets de documents de sélection et s’assurer qu’ils sont à jour en demandant régulièrement de nouvelles vérifications.

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Évaluation

En évaluant soigneusement les facteurs de risque qui peuvent contribuer au harcèlement en milieu de travail, les entités publiques auront une meilleure compréhension des mesures qu’elles doivent prendre pour favoriser un environnement plus sain et plus sûr. Toutes les évaluations doivent être effectuées en collaboration avec votre partenaire concerné lorsque la loi l’exige.

Mettre en œuvre une approche normalisée et systématique pour déceler les risques et les dangers pouvant contribuer au harcèlement et à la violence en milieu de travail. Plus précisément, l’évaluation doit tenir compte des éléments suivants :
- Culture, caractéristiques, activités et structure organisationnelle du milieu de travail
- Circonstances externes, comme la violence familiale, pouvant donner lieu à du harcèlement au travail
- Rapports, dossiers et données liés au harcèlement et à la violence en milieu de travail
- Conception physique et autres circonstances particulières du milieu de travail pouvant avoir une incidence sur le risque de harcèlement et de violence en milieu de travail
- Mesures en place pour protéger la santé et la sécurité psychologiques en milieu de travail.
Mettre en œuvre des mesures de gestion des risques et de sécurité pour faire face aux problèmes constatés.
Informer les travailleurs qu’une évaluation a été effectuée et leur indiquer comment ils peuvent obtenir les résultats.
Avec le partenaire concerné, surveiller continuellement l’exactitude de l’évaluation et la mettre à jour au besoin.

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Signalement et enquête

Offrir aux travailleurs plusieurs options pour signaler, à leur employeur ou à leur superviseur, un incident de harcèlement ou de violence en milieu de travail. Plus précisément, les travailleurs devraient avoir accès à différentes méthodes de signalement, notamment :
- Courriel
- Téléphone
- Verbalement, en personne
Adopter un formulaire unique de signalement des incidents afin de garantir que les faits pertinents sont consignés et de faciliter le traitement des dossiers. Pour ceux qui souhaitent déposer une plainte verbalement, le formulaire de signalement d’incident doit être rempli en leur nom. Les renseignements demandés sur le formulaire peuvent inclure, sans s’y limiter, les éléments suivants :
- Plaignant(e)
  - Nom
  - Coordonnées
- Date de l’incident
- Détails de l’incident présumé
- Employé(e) qui est l’objet de l’événement ou la partie principale (si autre que le ou la plaignant[e])
  - Nom
  - Coordonnées
  - Lien hiérarchique avec le ou la présumé(e) auteur(e) du harcèlement
  - Description détaillée si le nom est inconnu
- Présumé(e) auteur(e) du harcèlement ou partie intimée
  - Nom
  - Coordonnées
  - Description détaillée si le nom est inconnu
- Témoin(s) (s’il y en, sauf le ou la plaignant[e])
  - Nom
  - Coordonnées
Partager les conclusions de l’enquête avec la partie principale et le partenaire concerné. Le rapport contiendra généralement une description générale de l’événement, les conclusions des investigateurs et des recommandations systémiques pour éliminer ou réduire au minimum le risque d’un événement similaire.
En collaboration avec le partenaire concerné, déterminer quelles recommandations du rapport seront mises en œuvre et si l’évaluation doit être mise à jour.

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Résumé

Afin de favoriser un milieu de travail sain et sécuritaire et de créer une culture de responsabilisation, les entités publiques doivent démontrer leur engagement à combattre le harcèlement et la violence en milieu de travail. Plus précisément, cela implique l’adoption d’un plan détaillé de gestion des risques axé sur une approche de tolérance zéro à l’égard du harcèlement au travail, qui prévoit des mesures adéquates pour prévenir ou réduire au minimum l’impact du harcèlement et de tout incident de violence en milieu de travail.

Pour toute question, communiquez avec votre représentant de Marsh.

Les renseignements fournis sur ce site Web ne constituent pas et ne cherchent pas à constituer des conseils juridiques. Tous les renseignements, le contenu et le matériel disponibles sur ce site sont fournis exclusivement à titre informatif. Les énoncés concernant des questions d’ordre actuariel, fiscal, comptable ou juridique sont fondés uniquement sur notre expérience en tant que courtiers d’assurance et consultants en prévention des sinistres, et ils ne doivent pas être considérés comme étant des conseils dans ces domaines, conseils que vous devriez obtenir auprès de vos propres conseillers professionnels spécialisés.

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