En 2017 sucedieron diversos eventos que sacudieron el mundo y afectaron considerablemente a las empresas, no solo ubicadas en los lugares/zonas donde ocurrieron, sino mucho más allá de sus fronteras: desastres naturales como los huracanes en el Caribe y Estados Unidos, el terremoto en México, el fenómeno de “El Niño Costero” en Perú o los ataques cibernéticos como el WannaCry.
Tras las evaluaciones de los daños causados por estos eventos (estimadas en billones de dólares), las preguntas que deberían formularse las empresas son: ¿Estamos preparados para reaccionar y responder ante este tipo de eventos en caso de ser afectados? ¿Podríamos levantar las operaciones después de un evento similar? ¿Estamos organizados estratégicamente para la toma de decisión ante crisis de este tipo?
Para que las empresas puedan responder estas preguntas es necesario que tengan implementado e interiorizado algunos planes como son los de Respuesta a Emergencias, Manejo de Crisis, Continuidad del Negocio, e incluso, el de Recuperación de Desastres. A continuación se explica cómo funcionan e interactúan estos planes ante eventos como los mencionados.
Plan de Respuesta a Emergencias: Se activa al momento del evento y está enfocado en salvar a las personas, los activos de la empresa y al medio ambiente. Parte de este plan incluye las brigadas especializadas y los planes de emergencia y contingencia, los cuales la mayoría de empresas ya tienen implementados.
Plan de Manejo de Crisis: También se activa al momento del evento, con la diferencia que está enfocado a un nivel estratégico con el fin de administrar problemas e implicancias del evento al recibir información de los daños directos e indirectos recibidos, generar la comunicación hacia los mismos empleados de la empresa y hacia los principales grupos de interés, cuidar la reputación y la imagen de la compañía y no descuidar la asistencia humanitaria. El comité de Manejo de Crisis evalúa, en primera instancia, el impacto que ha sufrido la empresa y, de acuerdo a ello, activará el Plan de Continuidad del Negocio, de forma parcial o total, de ser necesario.
Plan de Continuidad del Negocio: Tiene como principal objetivo la rápida estabilización, restauración y recuperación de los procesos críticos para el negocio. Su activación inicia con la aprobación del Comité de Manejo de Crisis. Este plan se encarga de proteger los ingresos, las finanzas y la participación de mercado. Para el adecuado funcionamiento de este plan, es necesario que la empresa haya identificado previamente los procesos, personas, recursos y aplicativos críticos para iniciar la recuperación. Si la empresa fuera dependiente a un determinado software o plataforma digital para las áreas operativas o de soporte, va a ser necesario activar el Plan de Recuperación de Desastres, que está enfocado en la recuperación y continuidad de servicios de TI.
Para disminuir el impacto de los posibles eventos, y recuperar la empresa eficientemente, será necesario que los planes mencionados estén integrados en la compañía, comunicado a todo el personal para que estén atentos a lo que decida el Comité de Manejo de Crisis y que sea interiorizado por los responsables de levantar procesos críticos.
El aplicar estos planes eficientemente a todo el personal es lo que salva a la compañía del colapso por discontinuidad de sus operaciones, de daños a la imagen y de tener una percepción negativa por parte de los principales grupos de interés como accionistas, clientes, entre otros.
Recordemos que la pregunta no es si nos tocará enfrentar alguno de estos sucesos, sino cuándo será, porque antes o después el siniestro llega. Benjamin Franklin dijo en relación a esto: “By failing to prepare, you are preparing to fail”, que traducido al español sería: “Cuando fracasas en tu preparación, te estás preparando para fracasar”. No dejemos que esto nos suceda.
